Virtuella kontor & digitala möten

För dig som arbetar helt eller delvis på distans på ditt företag finns det en hel del att hålla koll på och att anordna för att verksamheten ska fungera optimalt. Här kan du läsa om hur virtuella kontor fungerar och hur du ska göra för att anordna digitala möten.

Virtuellt kontor – Så fungerar det

Om ditt företag arbetar på distans kan det vara en bra idé att skaffa ett virtuellt kontor – en tjänst där du får en företagsadress skild från hemadressen. Du får även möjlighet till att vidarebefordra post och försändelser. Läs mer om hur ett virtuellt kontor fungerar.

Vad är ett digitalt möte?

Har du hört begreppet, men undrar vad ett digitalt möte är? Det är en typ av möte där deltagarna inte träffas personligen, utan där ni istället använder er av en plattform på internet med kamera och mikrofon för att kunna se och höra varandra. Ett digitalt möte kan vara praktiskt när inte alla deltagarna har möjlighet att närvara på en och samma fysiska plats, eller när ni saknar ett fysiskt kontor eller liknande att ha mötet på.

6 tips för bra digitala möten

För att kunna genomföra bra digitala möten finns det, som vid andra möten, vissa saker som du bör förbereda samt ha i åtanke. Nedan kan du ta del av sex bra tips för att du ska kunna få ut så mycket som möjligt av det digitala mötet. Vill du ha fler ingående tips kan du även besöka Internetstiftelsen som skriver en informativ artikel om digitala möten.

1. Välj lämplig digital mötesplattform

Se i god tid till att välja ut en lämplig digital mötesplattform för typen av möte ni ska hålla, och informera alla om vad ni har bestämt er för att använda så att de har tid att ladda ner eventuella appar eller datorprogram, registrera konton och bekanta sig med plattformen. Om det är första gången ni använder plattformen kan det vara lämpligt att också skicka med instruktioner, så att alla säkert hänger med. Nedan listar vi tre vanliga plattformar för digitala möten.

Digitalt möte i Teams

Ett digitalt möte i Teams kan vara ett bra val för dig som arbetar i en mindre grupp, och behöver kunna dela och redigera dokument tillsammans, eller dela din skärm med övriga deltagare. Du kan använda mikrofon och kamera, men det går också att komplettera med eller helt använda tangentbord.

Digitalt möte i Zoom

Ett digitalt möte i Zoom är också en populär lösning, som har fördelen att det är lätt att gå med i ett möte utan att först behöva skapa ett konto och fungerar bra även för större möten. Du kan använda kamera, mikrofon och tangentbord, men något att ha i åtanke är att gruppsamtal är begränsade till 40 minuter för gratisanvändare.

Digitalt möte i Google Meet

Ett digitalt möte i Google Meet är snarlikt det i Zoom, och låter dig använda mikrofon, kamera eller tangentbord. Tidsgränsen för gruppmöten för gratisanvändare är något längre än Zooms, på upp till en timme, men det finns i gengäld inte någon möjlighet för gratisanvändare att spela in möten för att se tillbaka på de senare.

2. Kontrollera ljud & bild

Se alltid till att kontrollera att ljud och bild fungerar innan mötet är igång, gärna genom att i god tid göra ett testmöte. Om inte alla gör detta är risken stor att någon deltagare har tekniska problem när mötet är igång, vilket kan ta upp mycket av mötestiden att åtgärda. Var gärna aktiv och stäm av med alla deltagare någon dag i förväg, så att ni kan hinna lösa eventuella problem i förväg, och säkerställa att det faktiskt fungerar för alla.

3. Tillämpa mötesregler för digitala möten

Gör från början upp vilka mötesregler som gäller för dina digitala möten, så att alla är med på noterna. Detta kan inkludera att sitta i ett tyst och upplyst rum, men också sådant som hur deltagarna ska göra för att begära ordet (samt att inte tala i mun på varandra). Ge instruktioner för detta i förväg, särskilt när det gäller tekniska saker som hur det fungerar att sätta på eller stänga av mikrofonen, så att ni inte behöver lösa detta under själva mötet.

4. Involvera alla deltagare

Var aktiv med att involvera alla deltagare i mötet. Om det bara är du eller några få som pratar kan det lätt leda till att övriga deltagare har svårt att hålla fokus, eller att de inte tar till sig det som diskuteras. Ställ därför gärna frågor riktade till individuella deltagare om vad de tycker eller vad deras erfarenhet inom det ni diskuterar är – särskilt om du märker att det har gått en stund sedan de kom till tals.

5. Fördela ordet

Något som är viktigt att tänka på är att ha ett system för att fördela ordet. Att prata över varandra kan vara kaotiskt i digitala möten, och gör det svårt att uppfatta vad alla säger. Du som håller i mötet bör ta den här rollen, och kan till exempel hålla koll på om deltagare håller upp handen eller skriver i textchatten (beroende på vilket system ni har bestämt er för) och se till att alla som har något att säga får komma till tals.

6. Ta pauser

Vid längre möten, på cirka en timme och uppåt, är det viktigt att ni har planerat in pauser. Detta är inte enbart viktigt för att alla deltagare ska kunna behålla fokus på bästa sätt, utan också för att ge alla möjlighet till exempelvis toalettbesök, att sträcka på benen, att fylla på vattenflaska, med mera. Kommunicera detta i förväg, så att deltagarna vet hur länge de kommer sitta i möte i sträck, och var tydlig med när rasten är över och de förväntas vara tillbaka.

Läs mer

Hyra kontor Stockholm

Stockholm har flera kontorshotell att erbjuda. Få tips på några bra alternativ och lär dig mer om vad du ska tänka på när du väljer ett att hyra kontor i Stockholm.

Hyra kontor Malmö

Här kan du läsa inte bara om vilka möjligheter det finns till att hyra kontor i Malmö, utan också om hur det fungerar och vad det finns för fördelar med just kontorsplats.

Hyra kontor Helsingborg

Helsingborg har ett stort utbud av kontor att hyra i och utanför stadskärnan. Det finns traditionella kontor men även kontorshotell. Vi ger dig tips på bra uthyrare för att ni ska hitta något som passar er och ert företag.

Hyra kontor Lund

Här listar vi olika företag som gör det möjlighet att hyra kontor i Lund och hur det fungerar. Vi tipsar om olika verksamheter som kan dra nytta av kontorshotell och coworking, vad det kostar och för vem de olika alternativen funkar bäst.

Samlokalisering av IT-utrustning

Samlokalisering av IT-utrustning, även kallat colocation datacenter, är anläggningar där företag kan hyra utrymme för sina servrar och annan nätverksutrustning. De erbjuder en gemensam miljö med den infrastruktur som krävs för drift av serverutrustning, inklusive strömförsörjning, kylning och säkerhet.

Inreda kontorsrum

Det finns en del saker som du bör ha i åtanke när du ska inreda kontorsrum. Få tips på fina och praktiska kontorsmöbler som både är ergonomiska och höjer trevnaden på kontoret.

Kontorsstädning

Att ha ett rent och snyggt kontor är viktigt för flera anledningar. Det ger ett professionellt intryck till kunder och besökare, skapar en hälsosam arbetsmiljö och bidrar till bättre produktivitet och välbefinnande bland anställda. Detta är varför kontorsstädning är en central del av att upprätthålla en välfungerande och effektiv arbetsplats.