Digitala konferenser och möten på distans

Hem > Digitala möten

Digitala konferenser har flera konkreta fördelar både för arrangörer och deltagare. Det är smidigare, spar tid och ofta billigare för alla inblandade. Det finns dock en hel del att hålla koll på och har man inte deltagit eller arrangerat en digital konferens sedan tidigare kan det bli svårt.

Tekniken måste fungera

Teknik är grunden i alla digitala konferenser. Utan stabil teknik faller upplevelsen snabbt – oavsett hur bra eller viktigt innehållet är. Misslyckas ni med det tekniskt är det helt enkelt kört. Här kommer några tips!

Plattformar och verktyg

Valet av konferensplattform bör göras utifrån syfte, målgrupp och typ av innehåll. Vissa lösningar passar bättre för stora publika sändningar, medan andra är byggda för mindre, interaktiva möten. Det är viktigt att verktygen som används är integrerade med varandra för att skapa en smidig användarupplevelse.

Vi rekommenderar att ta hjälp av Trippus men det finns flera andra pålitliga aktörer som gör jobbet bra!

Nätverkande i digital miljö

Att skapa kontakt med andra deltagare digitalt kräver mer aktiv styrning än vid fysiska träffar. Förinplanerade nätverksytor, chattfunktioner och möjlighet att boka privata samtal kan överbrygga detta hinder.

Planering och genomförande

För att lyckas med ett digitalt event krävs en annan typ av planering än för fysiska möten. Formatet kräver större fokus på innehållets form, tidsstruktur och deltagarens upplevelse framför en skärm.

Tidsplan och innehållsstruktur

Tidsplanen bör anpassas efter digital uthållighet – kortare pass med regelbundna pauser fungerar bättre. Innehållet bör vara tajt och direkt. Bra konferenser bygger på tydliga block, tydliga roller och en värd som håller ihop allt.

Här är några exempel på vad som kan ingå i en bra innehållsstruktur:

  • Inledning med teknisk genomgång och syfte
  • Tidsblock på max 45 minuter
  • Regelbundna pauser och interaktion
  • Sammanfattningar och frågestunder

Vad händer om tekniken fallerar?

Backup-planer är ett måste. Det kan handla om alternativa inloggningar, reservplattformar eller supportteam på standby. Kommunikationen till deltagarna måste också vara tydlig och snabb om problem uppstår.