Virtuellt kontor – Så fungerar det

Vad är virtuella kontor?

Virtuella kontor är en lösning för ett företag som arbetar helt eller mest på distans, och ger möjligheten till att registrera din företagsadress separat från din hemadress. Ofta erbjuder de här tjänsterna också posthantering för brev skickade till det virtuella kontoret – och ibland bokning av mötesrum på adressen.

Fördelar med virtuella kontor

Att använda virtuella kontor erbjuder flera fördelar för företag och entreprenörer. Här är några av dessa fördelar:

Kostnadseffektivitet: Virtuella kontor är oftast betydligt billigare än att hyra fysiska kontorsutrymmen. Detta innebär lägre hyreskostnader, inga utgifter för möbler och ingen nödvändig utrustning som skrivare eller faxmaskiner. Företag kan spara betydande pengar.
Flexibilitet: Virtuella kontor ger företag möjlighet att anpassa sin arbetsplats efter behov. Du kan enkelt skala upp eller ner beroende på företagets storlek och projekt.
Geografisk Mångfald: Med virtuella kontor kan du etablera närvaro på olika platser utan att fysiskt vara där. Detta är särskilt användbart för företag som vill expandera till nya marknader och öka sin marknadsandel.
Minimalt Underhåll: En stor fördel med virtuella kontor är att du slipper hantera kontorsstädning och underhåll. Det är inte ditt ansvar att rengöra eller underhålla arbetsutrymmet, vilket sparar tid och pengar.
Förbättrat Arbetsliv och Balans: Virtuella kontor ger företagsägare och anställda möjlighet att arbeta från var som helst. Detta ökar arbetslivsbalansen och kan leda till ökad produktivitet.

Sammanfattningsvis ger virtuella kontor en kostnadseffektiv och flexibel lösning för företag som inte kräver en fysisk närvaro och samtidigt avlastar företaget från uppgifter som kontorsstädning och underhåll.

Hyr lediga kontor med virtuell adress

Vissa företag som till exempel Quick Office erbjuder inte bara lediga kontor, utan hyr även ut fysiska kontorsrum, vilket kan vara praktiskt för dig som bara behöver kontor under en viss tid, eller bara tillfälligt behöver det på en viss ort.

För dig som inte har behov av att hyra en kontorsyta men som ändå behöver en företagsadress skild från din egen hemadress kan Quick Office erbjuda en virtuell adress med posthantering och vidarebefordring. Detta kan till exempel vara en bra idé om du har ett mindre företag, eller om du är baserad på en annan ort eller utomlands.

Kommunicera digitalt

När du och dina medarbetare arbetar på var sitt håll och inte träffas i en kontorslokal är det särskilt viktigt med kommunikation för att arbetet ska flyta på och så att ni har koll på vad alla ska göra. Se därför till att upprätta kanaler för att kommunicera digitalt. Detta kan handla om ett professionellt chattprogram som Slack i kombination med mejl och schemaläggningsprogram. Vad som passar dig bäst beror på hur din verksamhet ser ut och hur många anställda ni har.

Anordna virtuella möten

Ibland är det inte nog med att kommunicera via mejl och chatt, utan lättast att anordna virtuella möten. Dessa möten kan vara enbart med mikrofon, eller också med kamera, beroende på behov och önskemål. För många kan det vara bra att anordna den här typen av möten regelbundet för att gå igenom vad för projekt eller utmaningar man har framför sig. Du kan läsa mer om virtuella möten här.

Få hjälp med posthantering

En fördel med att skaffa ett virtuellt kontor med registrerad företagsadress är att du kan få posthantering utförd av firman som erbjuder tjänsten. Detta innebär att de tar emot och sorterar inkommande post och paket, och vidarebefordrar detta till den i ditt företag som ska ha det. På så sätt kan du ta emot fysiska försändelser utan att behöva lämna ut din egen hemadress eller avsätta tid till att själv skicka vidare paket till den medarbetare som ska ha tillgång till dem.

Upprätta webbaserade verktyg och applikationer

För bästa möjliga kommunikation när du och dina kollegor inte arbetar i samma fysiska lokal är det viktigt att ni upprättar webbaserade verktyg och applikationer, så att alla enkelt har tillgång till all den information som behövs och blir uppdaterade under arbetsdagens gång. Det kan till exempel handla om verktyg för schemaläggning, notifieringar när nya uppdrag kommer in, eller verktyg som synkroniserar filer som alla medarbetare behöver tillgång till. Vad som behövs beror på hur ni arbetar på din firma.

Utöka ditt virtuella kontor med avancerade datacenterlösningar

När ditt företag växer och behovet av robusta IT-infrastrukturer ökar, kan vårt virtuella kontorskoncept kompletteras med avancerade datacenterlösningar. För företag som behöver hög tillgänglighet, skräddarsydda IT-lösningar och ökat dataskydd, finns tjänsten colocation datacenter. Tjänsten är idealisk för att säkra företagets data och IT-infrastruktur samtidigt som du behåller flexibiliteten och bekvämligheten med ett virtuellt kontor. Med colocation datacenter kan du enkelt skala upp dina IT-resurser efter behov, samtidigt som du drar nytta av säkra och miljövänliga datacenter.

4 tips för arbete på virtuellt kontor

Det finns vissa saker som är bra att ha i åtanke vid arbete på ett virtuellt kontor. Läs mer om fyra bra tips nedan.

1. Skapa digital delaktighet

Det är viktigt att arbeta med att främja digital delaktighet vid digitala möten, vilket dels kan ta sig i uttryck genom att utbilda och informera medarbetarna i hur de använder plattformen. Det kan även handla om att engagera mötesdeltagarna genom att ställa frågor och uppmuntra dem om att berätta vad de tycker och tänker.

2. Anordna digitala aktiviteter

Att umgås utanför själva arbetet är ett bra sätt att lära känna varandra och få en bättre sammanhållning som team, och detta är särskilt viktigt när ni jobbar på distans. Det finns många trevliga digitala aktiviteter som ni kan prova - till exempel kan ni spela sällskapsspel som rita & gissa, anordna ett quiz, eller spela enkla partyspel.

3. Var närvarande på ditt online-kontor

Att ha ett online-kontor kan innebära att du har mer frihet i hur du utför arbetet, men det är ändå viktigt att du kan bli nådd. Se därför till att du är tillgänglig under arbetstider, särskilt du som leder arbetslaget. Se även till att meddela kollegorna om du vet att ej kommer att vara anträffbar.

4. Sätt tydliga förväntningar

Det är viktigt att du som ledare för arbetslaget sätter tydliga förväntningar för arbetet. Det räcker inte med att installera ett schemaläggningsprogram använda det själv. Var istället aktiv med att få med alla på samma våglängd och informera både att de ska använda programmet och hur det fungerar.

Kontorsinredning

Oavsett hur mycket ett företag lutar sig mot den virtuella arbetsmiljön, kan man inte förbise betydelsen av en välinredd fysisk arbetsplats för produktivitet och trivsel. Även om du och dina medarbetare ofta arbetar på distans, finns det tillfällen då det kan vara värdefullt att samlas i en fysisk miljö eller när man söker en förändring från hemarbetsmiljön. En välplanerad och ergonomisk arbetsmiljö kan göra underverk för arbetsmoral och effektivitet. Vill du utforska hur du bäst kan inreda kontorsrum? Dyk ner i ämnet med oss!